Office of the University Registrar
Join the Student Advisory Committee
We are looking for students to join the SAC to work with us and help ensure that student voices are embedded in what we do.
As we begin a new academic year at York, the Office of the University Registrar (OUR) is engaging with students to identify opportunities to improve the way we deliver student services.
The Office of the University Registrar (OUR) provides services to all York prospective and current students through recruitment, admissions, all registrarial functions (such as course enrolment, financial aid, managing academic records, student IT systems) through to graduation.
We want to ensure that policies, projects, and services provided at the OUR are reflective of students’ diverse thoughts, ideas and perspectives.
That’s why we are looking for students to join the OUR’s Student Advisory Committee (SAC)! The SAC will bring together students with a diversity of backgrounds and experiences to provide a thoughtful and dynamic perspective on matters that impact the student experience at the OUR. The SAC will also act as a resource and focus group for various campus partners and stakeholders. Together, members will be a collaborative, positive, and rational force for high-quality student services.
What is involved
We are looking for 10-25 members to join the SAC. This is a voluntary committee with no compensation that meets from October 2023 to March 2024. The meeting dates are as follows:
- Tuesday, October 17, 2023 (3-4 PM ET): SAC Orientation
- Tuesday, October 24, 2023 (3-4:30 PM ET): First SAC Meeting
- Tuesday, November 21, 2023 (3-4:30 PM ET): Second SAC Meeting
- Tuesday, January 16, 2024 (3-4:30 PM ET): Third SAC Meeting
- Tuesday, February 13, 2024 (3-4:30 PM ET): Fourth SAC Meeting
- Tuesday, March 12, 2024 (3-4:30 PM ET): Fifth SAC Meeting
All SAC meetings will be virtual for the 2023-2024 academic year.
Subject to interest of SAC members, two to three optional in-person meet and greets will be held throughout the year. Tentatively these will be scheduled for the following dates, and locations will be on Keele Campus (precise locations to be confirmed):
- Week of November 27th, 2023
- Week of March 4th, 2024
Who we’re looking for
- Must be current York students, enrolled in an undergraduate or graduate program.
- Membership is on a voluntary basis, there is no compensation involved.
- We are looking for members from varying faculties, with a diverse range of backgrounds and experiences.
- The term of service will be one academic year, from October to March.
More information can be found in the SAC Terms of Reference.
How to apply
If you’re interested in applying, you can do so here:
If you have any questions, please connect with Belinda Ellsworth, Policy Advisor, Strategy, Planning and Projects at bellsworth@yorku.ca.
Bureau du registraire de l’Université
Joignez-vous au Comité consultatif étudiant (CCE)
Nous recherchons des membres de la communauté étudiante pour travailler avec nous et faire entendre leur voix relativement à tous nos projets et initiatives.
Alors que nous entamons une nouvelle année universitaire à York, le Bureau du registraire de l’Université (OUR) s’engage auprès de la population étudiante pour déterminer des possibilités d’améliorer notre façon de lui fournir des services.
Le Bureau du registraire de l’Université fournit des services à la population étudiante actuelle et potentielle de York allant du recrutement aux admissions, en passant par d’autres fonctions registraires (comme l’inscription aux cours, l’aide financière, la gestion des dossiers, les systèmes informatiques) jusqu’à l’obtention du diplôme.
Nous voulons que les politiques, les projets et les services offerts par le Bureau du registraire reflètent les pensées, idées et perspectives diverses des membres de la communauté étudiante.
C’est pourquoi nous sommes à la recherche d’étudiants et étudiantes pour le Comité consultatif des étudiants (CCE) du Bureau du registraire de l’Université! Ce comité rassemble des étudiants et étudiantes qui ont des origines et des expériences différentes qui pourront offrir une perspective réfléchie et dynamique sur les questions ayant une incidence sur l’expérience de la communauté étudiante relativement au Bureau. Le CCE fait également office de ressource et de groupe de réflexion pour différents partenaires et parties prenantes du campus. Tous ensemble, ses membres constitueront une force collaborative, positive et rationnelle qui appuiera des services aux étudiants d’excellente qualité.
Détails
Nous recherchons 10 à 25 membres pour constituer le CCE. Il s’agit d’un comité bénévole, non rémunéré, qui siégera entre octobre 2023 et mars 2024. Les dates de réunions sont les suivantes :
- mardi, 17 octobre 2023 (15 h à 16 h, HE) : activités d’orientation du CCE,
- mardi, 24 octobre 2023 (15 h à 16 h 30, HE) : première réunion du CCE,
- mardi, 21 novembre 2023 (15 h à 16 h 30, HE) : deuxième réunion du CCE,
- mardi, 16 janvier 2024 (15 h à 16 h 30, HE) : troisième réunion du CCE,
- mardi, 13 février 2024 (15 h à 16 h 30, HE) : quatrième réunion du CCE,
- mardi, 12 mars 2024 (15 h à 16 h 30, HE) : cinquième réunion du CCE.
Toutes les réunions du CCE seront virtuelles pour l’année universitaire 2023-2024.
En fonction de l’intérêt des membres du CCE, deux ou trois rencontres en personne facultatives seront organisées durant l’année. Elles seront provisoirement programmées aux dates suivantes et se tiendront sur le campus Keele (lieux précis à confirmer) :
- la semaine 27 novembre 2023
- la semaine 4 mars 2024
Candidates et candidats recherchés
- Membres de la communauté étudiante actuellement inscrits à un programme de premier ou deuxième cycle de l’Université York;
- Activité bénévole, aucune rémunération prévue;
- Nous cherchons des membres de la communauté étudiantes issus de diverses facultés, venant de divers horizons et riches de diverses expériences;
- Le mandat est d’une année universitaire, d’octobre à mars.
Vous trouverez de plus amples informations dans le cadre de référence du CCE.
Comment postuler
Si vous souhaitez postuler, vous pouvez le faire ici :
Pour toute question, contacter Belinda Ellsworth, conseillère en politiques, Stratégie, planification et projets du Bureau du registraire à bellsworth@yorku.ca.
Terms of Reference
OUR – Office of the University Registrar
SAC – Student Advisory Committee
Students are partners with the OUR and are engaged in all aspects of their academic journey.
The Student Advisory Committee (SAC) serves in an advisory capacity by providing feedback and making recommendations on matters that impact the experience of students with the OUR. This is done through formal meetings and other tasks and projects that fall within the committee mandate. SAC brings together students from diverse backgrounds and with various experiences to:
- Provide student viewpoint on issues as determined by the University Registrar.
- Advance student engagement and service excellence principles and practices in the OUR.
- Be a collaborative, positive and rational force for the enhancement of high-quality student-centred service delivery.
Members will provide feedback and input on OUR activities and initiatives that directly impact students.
The SAC Advisor will be the OUR’s Director, Strategy, Planning & Projects, who will be responsible for coordinating any duties related to the operation of SAC.
The SAC Advisor will support SAC in establishing a meeting schedule, setting agendas, and any initiatives SAC members undertake as part of their duties.
The SAC Advisor is responsible for facilitating meetings and ensuring an agenda is established prior to each meeting.
SAC will be composed of at least ten (10) to a maximum of twenty-five (25) members.
Members must be current York students, enrolled in an undergraduate or graduate program. The membership should include students for varying faculties with a diverse range of backgrounds and experiences.
Membership is on a voluntary basis, as no compensation will be provided.
The term of service will be one academic year, from October to March. Members may choose to reapply for another year. There is no limit on how many times a student may reapply, as long as they meet the membership criteria.
Formal meeting dates will be set prior to or at the start of the term of service by the SAC Advisor. Meetings will be conducted in English.
The SAC membership may choose to cancel, postpone or add a formal meeting with the approval of at least 50 per cent plus one, and the consent of the SAC Advisor.
Attendance of 50 per cent plus one of the SAC membership will constitute a quorum for all meetings. Members must commit to attend at least 60 per cent of SAC meetings.
The application and selection process are based on the recommendation of a review committee in the OUR, in consultation with the SAC Advisor, Director of Strategy, Planning and Projects, and the University Registrar. The application will be posted online.
Cadre de référence
BRU – Bureau du registraire de l’Université
CCE – Comité consultatif étudiant
Les étudiants et étudiantes collaborent avec le Bureau du registraire et sont engagés dans toutes les facettes de leur parcours universitaire.
Les membres du Comité consultatif étudiant (CCE) jouent un rôle consultatif en offrant une rétroaction et en formulant des recommandations sur les questions ayant une incidence sur l’expérience de la communauté étudiante relativement au Bureau du registraire. Ce processus prend la forme de réunions officielles, ainsi que d’autres tâches et projets relevant du mandat du comité. Celui-ci rassemble des membres de la communauté étudiante issus de divers milieux et riches d’expériences variées pour :
- offrir le point de vue de la communauté étudiante sur les questions déterminées par le registraire de l’Université;
- promouvoir la participation de la communauté étudiante, et des principes et pratiques d’excellence relativement au service offert par le Bureau du registraire;
- constituer une force collaborative, positive et rationnelle pour améliorer la prestation de services d’excellente qualité axés sur la communauté étudiante.
Les membres offrent leur rétroaction et leur avis sur les activités et initiatives du Bureau du registraire ayant une incidence directe sur la communauté étudiante.
Le conseiller ou la conseillère du CCE dirige la stratégie, la planification et les projets du BRU; il ou elle est chargé de coordonner toutes les tâches liées au fonctionnement du CCE.
Le conseiller ou la conseillère du CCE aide à établir le calendrier des réunions, à fixer les ordres du jour et à définir toute initiative devant être entreprise par les membres du CCE dans le cadre de leurs fonctions.
Le conseiller ou la conseillère du CCE du CCE est chargé d’animer les réunions et de veiller à ce qu’un ordre du jour soit établi avant chaque réunion.
Le CCE comporte un minimum de dix (10) membres, et un maximum de vingt-cinq (25) membres.
Les membres du CCE doivent appartenir au corps étudiant et être inscrits à un programme de premier ou de deuxième cycle. Ils doivent être issus de diverses facultés, venir de divers horizons et être riches de diverses expériences.
L’adhésion est volontaire, et aucune rémunération n’est donc prévue.
Le mandat est d’une année universitaire, d’octobre à mars. Les membres peuvent renouveler leur adhésion au CCE chaque année.
Les dates des réunions officielles seront fixées avant ou au début du mandat par le conseiller du CCE. Les réunions seront tenues en anglais.
Les membres du CCE, avec l’approbation de la moitié plus un des membres du CCE, peuvent décider d’annuler, de reporter ou d’ajouter une réunion officielle, sous réserve de l’accord du conseiller du CCE.
La présence de la moitié plus un des membres du CCE est le quorum pour toutes les réunions. Les membres doivent s’engager à assister à au moins 60 % des réunions du CCE.
Le processus de candidature et de sélection est basé sur la recommandation d'un comité d'examen du Bureau du registraire de l’Université , en consultation avec le conseiller du CCE et le registraire de l'Université. La candidature est affichée en ligne.
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